Privacy Notice Evaluation of Building for the Future – Stakeholder & Beneficiary Survey

 

The Welsh Government have commissioned Wavehill to undertake an evaluation of the Welsh Government’s Building for the Future programme. The aim of the evaluation is to understand whether Building for the Future is working effectively in delivering its goals to assist in the regeneration of town centres and surrounding areas, supporting a regional or urban economic strategy by tackling derelict, under-utilised land or buildings. As part of this evaluation we wish to speak to stakeholder and beneficiary organisations.

 

The survey aims to gather evidence and views from stakeholder and beneficiary organisations on how well the programme has been run, the degree to which the programme has delivered its goals, and how the programme could evolve.

 

The information collected during the project will be included in a report published on the Welsh Government website, and possibly other publications, by Wavehill and Welsh Government.

 

The Welsh Government is the data controller for the research. However, Wavehill will delete any personal data provided through the interviews and surveys, and anonymise the raw data, before it is shared with the Welsh Government.  

 

Participation is completely voluntary. However your views and experiences are important in order to help inform Welsh Government policies.

 

The contact for this survey at Wavehill is Oliver Allies.

Telephone: 01179 902814

Email: oliver.allies@wavehill.com

 

PRIVACY NOTICE – STAKEHOLDER SURVEY

 

What personal detail do we hold and where did we get your details?

Personal data is defined under the General Data Protection Regulation (GDPR) as “any information relating to an identifiable person who can be directly or indirectly identified by reference to an identifier”.

 

Your organisation and contact details were identified from data submitted to Welsh Government as part of the application process for Building for the Future funds, or via project progress reports submitted by beneficiary organisations in receipt of Building for the Future funds.

 

The survey does not require the collection of any additional personal data. However, if personal data is provided in open ended question responses, we do not try and identify you from, or link your identity to, the responses you provide.

 

If you raise a query or complaint and provide personal data requesting a response, the researcher will forward the request only to the relevant official and subsequently delete it from the research data.

 

On receipt of the raw survey data, any personally identifiable information will be deleted, and results will be made anonymous.

 

What is the lawful basis for collecting the data?

The lawful basis of processing information in this data collection exercise is our public task; that is, exercising our official authority to undertake the core role and functions of the Welsh Government.

 

Participation is completely voluntary. Research studies such as this are important for the Welsh Government to collect information and actionable evidence about its ability to deliver government priorities. For example, the information collected might be used:

 

  • To decide whether changes need to be made to the Building for the Future Programme.

  • To decide whether schemes like Building for the Future should continue in the future

  • To understand the best ways for Welsh Government to assist in the regeneration of town centres and surrounding areas and support regional or urban economic strategies in Wales.

 

How secure is any personal data submitted?

Personal information provided to Wavehill by the Welsh Government is always stored in a ‘secure data store’ folder on Wavehill’s server. When conducting surveys, Wavehill will use survey software that is GDPR compliant and meets Welsh Government expectations in terms of the security of any data collected via the software (e.g. all data will be processed within the UK). The project’s paper work will be kept under lock in Wavehill’s offices.

 

The data can only be used by a limited number of researchers who are working on the evaluation.  Wavehill’s researchers will only use participant contact details to contact them for research purposes.

 

Wavehill have put in place procedures to deal with any suspected data security breaches. If a suspected breach occurs, Wavehill will report this to the Welsh Government who will notify you and any applicable regulator where we are legally required to do so. Wavehill has valid Cyber Essentials certification.

 

All data gathered through this research will be reported in an anonymised format. It will not contain your contact details and any identifiable information in open-ended answers will be removed. Wavehill will use the data to produce a report for Welsh Government. This report will not include any information that could be used to identify individual participants. In addition, Wavehill will provide Welsh Government with an anonymised version of the dataset. This means the dataset will not include information that could identify you. In particular, your name, address and other contact details will be deleted from this dataset.

 

How long do you keep any personal data submitted?

Wavehill will hold personal data during the contract period, and any personal data not already removed from survey responses will be deleted three months after the end of the contract.

 

Your rights

Under GDPR, you have the following rights in relation to the personal information you provide as part of this evaluation, you have the right to:

 

  • Access a copy of your own data;

  • Require us to rectify inaccuracies in that data;

  • To object to or restrict processing (in certain circumstances);

  • For your data to be ‘erased’ (in certain circumstances); and

  • To lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office (ICO) who is our independent regulator for data protection.

 

The contact details for the Information Commissioner’s Office are Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Phone: 01625 545 745 or 0303 123 1113. Website: www.ico.gov.uk

 

Further Information

If you have any further questions about how the data provided as part of this study will be used by the Welsh Government or wish to exercise your rights using the General Data Protection Regulation, please contact:

 

Richard Self (Knowledge and Analytical Services, Welsh Government) 

Telephone: 03000 256132

Email: richard.self1@gov.wales

 

The Welsh Government’s Data Protection Officer can be contacted at:

 

Welsh Government, Cathays Park, Cardiff, CF10 3NQ

Email: DataProtectionOfficer@gov.wales.

 

Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Adeiladu ar gyfer y Dyfodol - Arolwg Rhanddeiliaid a Buddiolwyr

 

Mae Llywodraeth Cymru wedi comisiynu Wavehill i gynnal gwerthusiad o raglen Adeiladu ar gyfer y Dyfodol Llywodraeth Cymru. Nod y gwerthusiad yw dod i ddeall a yw Adeiladu ar gyfer y Dyfodol yn gweithio’n effeithiol wrth gyflawni ei nodau i gynorthwyo gyda’r gwaith o adfer canol trefi ac ardaloedd cyfagos, gan gefnogi strategaeth economaidd ranbarthol neu drefol trwy fynd i’r afael â thir neu adeiladau segur sy’n cael eu tanddefnyddio. Fel rhan o’r gwerthusiad hwn, rydym yn dymuno siarad gyda sefydliadau rhanddeiliaid a buddiolwyr.

 

Mae’r arolwg hwn yn ceisio casglu tystiolaeth a barn gan sefydliadau rhanddeiliaid a buddiolwyr ynglŷn â pha mor dda y mae’r rhaglen wedi cael ei rhedeg, i ba raddau y mae’r rhaglen wedi cyflawni ei nodau, a sut fyddai modd i’r rhaglen esblygu.

 

Bydd y wybodaeth a gesglir yn ystod y prosiect yn cael ei chynnwys mewn adroddiad a gyhoeddir ar wefan Llywodraeth Cymru, a chyhoeddiadau eraill o bosibl, gan Wavehill a Llywodraeth Cymru.

 

Llywodraeth Cymru yw’r rheolydd data ar gyfer y gwaith ymchwil. Fodd bynnag, bydd Wavehill yn dileu unrhyw ddata personol a ddarperir drwy’r cyfweliadau a’r arolygon, ac yn gwneud y data crai yn ddienw cyn ei rannu gyda Llywodraeth Cymru.  

 

Mae cyfranogiad yn gwbl wirfoddol.  Fodd bynnag, mae eich safbwynt a’ch profiadau yn bwysig er mwyn cynorthwyo i ddarparu gwybodaeth ar gyfer polisïau Llywodraeth Cymru.

 

Y cyswllt ar gyfer yr arolwg hwn yn Wavehill yw Oliver Allies.

Rhif Ffôn: 01179 902814

E-bost: Oliver.allies@Wavehill.com 

 

HYSBYSIAD PREIFATRWYDD – AROLWG RHANDDEILIAID

 

Pa fanylion personol sydd gennym ni ac o ble cawsom ni eich manylion?

Diffinnir data personol dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) fel “unrhyw wybodaeth sy’n gysylltiedig ag unrhyw berson y mae modd ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol trwy gyfeirio at unrhyw ffactor sy’n dynodi.”

 

Cafodd eich sefydliad a’ch manylion cyswllt eu hadnabod o ddata a gyflwynwyd i Lywodraeth Cymru fel rhan o’r broses ymgeisio ar gyfer cyllid Adeiladu ar gyfer y Dyfodol, neu drwy adroddiadau cynnydd prosiectau a gyflwynwyd gan sefydliadau buddiolwyr sy’n derbyn cyllid Adeiladu ar gyfer y Dyfodol.

 

Nid yw’r arolwg yn gofyn am gasglu unrhyw ddata personol ychwanegol. Fodd bynnag, os bydd data personol yn cael ei ddarparu mewn ymatebion penagored i gwestiynau, ni fyddwn yn ceisio eich adnabod nac yn cysylltu eich hunaniaeth chi gyda’r ymatebion a roddir.

 

Os byddwch chi’n codi cwestiwn neu gŵyn ac yn darparu data personol yn gofyn am ymateb, bydd yr ymchwilydd yn trosglwyddo’r cais at y swyddog perthnasol yn unig, ac yna yn ei ddileu o ddata’r ymchwiliad.

 

Wrth dderbyn y data crai, bydd unrhyw wybodaeth y mae modd ei adnabod yn cael ei ddileu, a bydd y canlyniadau’n cael eu gwneud yn ddienw.

 

Beth yw’r sail gyfreithlon ar gyfer casglu’r data?

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth yn yr ymarfer casglu data hwn yw ein tasg gyhoeddus; sef arfer ein hawdurdod swyddogol i gynnal rôl a swyddogaeth graidd Llywodraeth Cymru.

 

Mae cyfranogiad yn gwbl wirfoddol.  Mae astudiaethau ymchwil fel hyn yn bwysig er mwyn i Lywodraeth Cymru allu casglu gwybodaeth a thystiolaeth y mae modd gweithredu arni ynglŷn â’r gallu i gyflawni blaenoriaethau’r llywodraeth. Er enghraifft, gellid defnyddio gwybodaeth a gasglwyd: 

 

  • I benderfynu a oes angen gwneud newidiadau i’r Rhaglen Adeiladu ar gyfer y Dyfodol.

  • I benderfynu a ddylai cynlluniau megis Adeiladu ar gyfer y Dyfodol barhau yn y dyfodol

  • I ddeall y ffyrdd gorau i Lywodraeth Cymru gynorthwyo i adfywio canol trefi ac ardaloedd cyfagos a chefnogi strategaethau economaidd rhanbarthol neu drefol yng Nghymru.

Pa mor ddiogel yw unrhyw ddata personol a gyflwynir?

Mae gwybodaeth bersonol a ddarperir i Wavehill gan Lywodraeth Cymru bob amser yn cael ei storio mewn ‘storfa ddata diogel’ ar weinydd Wavehill. Wrth gwblhau gwaith ymchwil, bydd Wavehill yn defnyddio meddalwedd arolygu sy’n cydymffurfio gyda GDPR ac yn bodloni disgwyliadau Llywodraeth Cymru o ran diogelwch unrhyw ddata a gesglir drwy’r feddalwedd (e.e. bydd yr holl ddata’n cael ei brosesu o fewn y DU). Bydd gwaith papur y prosiect yn cael ei gadw dan glo yn swyddfeydd Wavehill.

 

Nifer fechan o ymchwilwyr sy’n gweithio ar y gwerthusiad yn unig fydd yn gallu defnyddio’r data. Dim ond er mwyn cysylltu â chyfranogwyr at ddiben y gwaith ymchwil y bydd ymchwilwyr Wavehill yn defnyddio eu manylion cyswllt.

 

Mae Wavehill wedi rhoi gweithdrefnau yn eu lle i ymdrin ag unrhyw achos o danseilio rheolau diogelwch data. Os bydd amheuaeth o achos o’r fath, bydd Wavehill yn adrodd hynny i Lywodraeth Cymru, a fydd yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr lle bo’n ofynnol i wneud hynny yn ôl y gyfraith. Mae Wavehill yn meddu ar ardystiad Cyber Essentials dilys.

 

Bydd yr holl ddata a gesglir fel rhan o’r gwaith ymchwil hwn yn cael ei adrodd yn ddienw. Ni fydd yn cynnwys eich manylion cyswllt, a bydd unrhyw atebion penagored lle byddai modd eich adnabod yn cael ei dynnu allan. Bydd Wavehill yn defnyddio'r data i lunio adroddiad ar ran Llywodraeth Cymru. Ni fydd yr adroddiad hwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i adnabod cyfranogwyr unigol. Yn ogystal, bydd Wavehill yn darparu fersiwn anhysbys o'r set data i Lywodraeth Cymru. Golyga hynny na fydd unrhyw set data’n cynnwys unrhyw wybodaeth lle byddai modd eich adnabod. Yn benodol, bydd eich enw, eich cyfeiriad ac unrhyw fanylion cyswllt eraill yn cael eu dileu o’r data.

Am ba hyd fyddwch chi’n cadw unrhyw ddata personol a gyflwynir?

Bydd Wavehill yn cadw data personol yn ystod cyfnod y cytundeb, a bydd unrhyw ddata personol nad yw wedi’i ddileu eisoes o’r ymatebion i’r arolwg yn cael eu dileu tri mis wedi diwedd y cytundeb.

 

Eich hawliau

O dan GDPR, mae gennych chi’r hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a ddarperir gennych fel rhan o’r gwerthusiad hwn. Mae gennych chi’r hawl:

 

  • I gael mynediad at gopi o’ch data eich hun;

  • Gofyn i ni gywiro unrhyw wallau yn y data hwnnw;

  • Gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn amgylchiadau penodol);

  • I’ch data gael ei ‘ddileu’ (mewn amgylchiadau penodol); ac

  • I gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

 

Manylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Caer, SK9 5AF. Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113.  Gwefan: www.ico.gov.uk

 

Gwybodaeth Bellach

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach ynglŷn â sut y bydd y data a ddarperir fel rhan o’r astudiaeth hon yn cael ei ddefnyddio gan Lywodraeth Cymru, neu os ydych chi’n dymuno arfer eich hawliau dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:

 

Richard Self (Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi, Llywodraeth Cymru) 

Rhif Ffôn: 03000 256132

E-bost: richard.self1@gov.wales

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yma: 

 

Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ

E-bost: DataProtectionOfficer@gov.wales

 

MRS Company Partner

© Wavehill Ltd.

Registered Office: 21 Alban Square, Aberaeron, Ceredigion. SA46 0DB