Hysbysiad preifatrwydd: System Integreiddio Blynyddoedd Cynnar yn y Rhaglen Pathfinder Pilot 

 

Sut rydyn ni’n dal ac yn prosesu’ch gwybodaeth

 

Penodwyd Wavehill gan Gyngor Sir Ceredigion i gynnal gwerthusiad o'r System Integreiddio Blynyddoedd Cynnar yn y Rhaglen Pathfinder Pilot. Tasg allweddol y gwerthusiad yw mesur gwerth, effaith ac effeithiolrwydd integreiddio gwasanaethau amlasiantaethol yn y blynyddoedd cynnar.

 

Hoffem siarad â buddiolwyr gwasanaeth Cyngor Sir Ceredigion i gael barn ar sut mae'r prosiectau wedi'u rheoli a'u cyflawni. Mae Cyngor Sir Ceredigion wedi rhoi eich enw a'ch manylion cyswllt i ni.

 

Dim ond at ddibenion y gwerthusiad hwn y defnyddir y data a ddarperir gennych. Mae unrhyw wybodaeth bersonol a gesglir fel rhan o'r gwerthusiad yn cael ei chadw'n gyfrinachol. Ni fydd eich atebion i'r cyfweliad yn cael eu cyhoeddi mewn ffordd a allai arwain at eich adnabod. Bydd Wavehill yn cynhyrchu adroddiad yn seiliedig ar y wybodaeth ond ni fydd hyn yn adnabod unrhyw unigolion.

 

Mae'n bwysig nodi hefyd nad yw'r tîm sy'n cynnal y gwerthusiad yn gweithio i Gyngor Sir Ceredigion nac unrhyw un o'r sefydliadau sy'n ymwneud â chyflawni neu ariannu'r prosiect hwn. Gwerthusiad annibynnol yw hwn.

 

Bydd Wavehill yn dileu'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu a'r holl ddata personol sy'n ymwneud â'r ymchwil hon cyn pen chwe mis ar ôl diwedd y gwerthusiad.

 

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â'r gwerthusiad, mae croeso i chi gysylltu â naill ai Dyfan Powel, sy'n arwain y gwerthusiad (dyfan.powel@wavehill.com) neu Rhian Lewis, Swyddog Integreiddio Blynyddoedd Cynnar (Rhian.Lewis3@ceredigion.gov.uk | 01239 621 687).

 

Gallwch hefyd gysylltu â'r swyddog diogelu data yng Nghyngor Sir Ceredigion Y Tîm Diogelu Data, Cyngor Sir Ceredigion Ffôn: 01970 633573 neu e-bost data.protection@ceredigion.gov.uk

 

Gallwch hefyd gysylltu â swyddog diogelu data Llywodraeth Cymru DataProtectionOfficer@gov.wales.

 

O dan y ddeddfwriaeth newydd ar ddiogelu data, mae gennych yr hawl:

• I gael mynediad i'ch data personol a gedwir gan Gyngor Sir Ceredigion.

• Ei gwneud yn ofynnol i Gyngor Sir Ceredigion gywiro unrhyw gamgymeriadau yn y data hwnnw.

• Gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn rhai amgylchiadau).

• Er mwyn (mewn rhai amgylchiadau) i'ch data gael ei ‘ddileu’.

 

 

 

            

 

Cysylltwch â Rhian Lewis os ydych chi'n dymuno gwneud unrhyw un o'r pethau hyn mewn perthynas â'r prosiect hwn. Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut yr ymdriniwyd â'ch data, gallwch gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sy'n rheoleiddir annibynnol Llywodraeth Cymru ar gyfer diogelu data. Gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar 01625 545 745 neu 0303 123 1113, trwy'r wefan www.ico.gov.uk, neu ysgrifennwch at: Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

 

Gwybodaeth bellach

 

  1. Pam mae'r ymchwil hwn yn digwydd?

 

Mae Wavehill wedi'i gomisiynu gan Gyngor Sir Ceredigion i gynnal astudiaeth ymchwil a gwerthuso o'u System Integreiddio Blynyddoedd Cynnar yn y Pathfinder Pilot. Trwy'r System Integreiddio Blynyddoedd Cynnar yn y Pathfinder Pilot, mae Cyngor Sir Ceredigion yn rhedeg y prosiect i dreialu math mwy integredig o gefnogaeth blynyddoedd cynnar i blant a theuluoedd ledled y sir.

 

Mae gan Gyngor Sir Ceredigion ddiddordeb yn y ffordd y mae teuluoedd wedi ymgysylltu ag ystod o sefydliadau - Iechyd, Awdurdod Lleol a Gwirfoddol gan gynnwys Canolfannau Teulu a staff prosiect yn ogystal â'r ffordd y maent yn cael eu rheoli a'u darparu. Maent am weld a all y rhaglen hon ddarparu mewnwelediadau newydd i sut y gallai gwasanaethau blynyddoedd cynnar gael eu gwella. Yn arbennig i weld a yw gwahanol ffyrdd o weithio sy'n ymwneud â'r ddarpariaeth integredig yn gwneud gwahaniaeth buddiol i'r gefnogaeth blynyddoedd cynnar y mae teuluoedd yn ei gael yng Ngheredigion.

 

2. Pa fath o wybodaeth sy'n cael ei chasglu trwy'r Cyfweliadau a Grŵp Ffocws?

 

Mae'r cyfweliadau a'r grŵp ffocws yn canolbwyntio ar farn ynghylch pa mor dda y mae gwasanaethau aml-asiantaethol wedi'u hintegreiddio yng Ngheredigion ac unrhyw broblemau / buddion o'r integreiddio hwn neu'r diffyg integreiddio.

 

Mae eich manylion cyswllt yn cael eu cadw gan y partneriaid cyflenwi ar gyfer y System Integreiddio Blynyddoedd Cynnar yn y rhaglen Pathfinder Pilot oherwydd eich rhan yn y rhaglen. Byddwch wedi derbyn e-bost gan reolwyr cynllun yn gofyn a ydych yn hapus i drosglwyddo'ch manylion i Wavehill er mwyn iddynt gysylltu â chi i drefnu cyfweliad. Dim ond lle rydych chi wedi cytuno i hyn y bydd hyn yn cael ei drosglwyddo i Wavehill a dim ond at ddibenion y prosiect ymchwil hwn y bydd Wavehill yn defnyddio'ch data personol.

 

Nid oes unrhyw ofyniad i ddarparu unrhyw ddata personol ychwanegol yn ystod cyfweliadau heblaw eich delwedd os ydych chi'n cytuno i recordiad fideo o'r cyfweliad. Os dewiswch ddarparu unrhyw ddata personol arall fel rhan o'r ymchwil, byddwn yn ceisio peidio â'ch adnabod o'r ymatebion a roddwch, na chysylltu'ch hunaniaeth â'r ymatebion. Os byddwch yn codi ymholiad neu gŵyn ac yn darparu data personol yn gofyn am ymateb, bydd yr ymchwilydd yn anfon y cais ymlaen at y swyddog perthnasol yn unig ac yn ei ddileu o'r data ymchwil.

 

Mae eich cyfranogiad yn wirfoddol ac os nad ydych yn dymuno cymryd rhan yna atebwch yr e-bost gwahoddiad ac ni chysylltir â chi mwyach am yr ymchwil hon.

 

Hoffem recordio cyfweliadau a grwpiau ffocws am resymau gweithredol - recordiad fideo neu recordiad sain fydd hon fel rheol os cynhelir y cyfweliad dros y ffôn. Byddwn yn gwneud hyn yn glir i chi cyn y cyfweliad, a byddwch yn cael cyfle i ddweud wrthym os nad ydych yn hapus i'r drafodaeth gael ei chofnodi. Os yw'r cyfweliad yn cael ei recordio, bydd data personol yn cael ei dynnu yn ystod y broses o drawsgrifio. Bydd recordiadau'n cael eu dileu cyn gynted ag y bydd y broses hon wedi'i chwblhau. Os na chaiff trafodaethau eu cofnodi, ni fydd data personol yn cael ei gynnwys mewn nodiadau ysgrifenedig a baratowyd yn dilyn y grŵp ffocws neu'r cyfweliadau.

 

3. Beth yw data personol?

 

Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth a allai arwain at adnabod unigolyn naill ai ar ei ben ei hun neu mewn cyfuniad â gwybodaeth arall sydd ar gael yn eang, e.e. eu henw, eu cyfeiriad, neu fanylion sy'n benodol i'r person hwnnw.

 

4. Am ba hyd y cedwir data personol?

 

Bydd Wavehill yn cadw data personol yn ystod cyfnod y contract (diwedd Mawrth 2021) ond bydd yn ei ddileu chwe mis ar ôl diwedd y contract.

 

5. Beth yw'r sylfaen gyfreithiol ar gyfer casglu a phrosesu'r data a gesglir trwy'r grŵp ffocws?

 

Mae Llywodraeth Cymru wedi gofyn am gynnal y gwerthusiad hwn. Felly mae'r sail gyfreithiol ar gyfer y gwerthusiad ar sail Tasg Gyhoeddus. Mae'r grŵp Ffocws ac elfen gyfweld unigol y gwaith hwn ar sail gyfreithiol cydsyniad y gellir ei dynnu'n ôl ar unrhyw adeg.

 

Mae'r gwerthusiad o'r System Integreiddio Blynyddoedd Cynnar yn y Pathfinder Pilot yn galluogi Cyngor Sir Ceredigion i ddeall a yw eu gwaith i integreiddio gwasanaethau yn cael effaith. Felly fe'i defnyddir i gefnogi gweithgareddau o fewn tasg gyhoeddus Cyngor Ceredigion. Hynny yw, rôl a swyddogaethau craidd yr Awdurdod Lleol. Felly fe'i defnyddir i gefnogi gweithgareddau o fewn Rhaglenni Dechrau'n Deg a Pathfinder Pilot Cyngor Sir Ceredigion. Er enghraifft, gellir defnyddio'r wybodaeth a gasglwyd:

 

  • Penderfynu a oes angen gwneud newidiadau i'r rhaglen integredig

  • Penderfynu a ddylai rhaglenni fel y rhaglen integredig hon barhau yn y dyfodol

  • Deall y dulliau gorau ar gyfer creu ffyrdd newydd o weithio, partneriaethau newydd, a modelau newydd ar gyfer cefnogaeth blynyddoedd cynnar.

 

Mae'r gwerthusiad yn cael ei gynnal gan Wavehill ar ran Cyngor Sir Ceredigion. Mae eich cyfranogiad unigol yn yr ymchwil yn wirfoddol. Os dewiswch dynnu eich caniatâd i gymryd rhan yn ôl ar unrhyw adeg, cysylltwch â Wavehill a bydd eich enw a'ch manylion yn cael eu tynnu o'r astudiaeth ac o unrhyw system storio data sy'n gysylltiedig â'r astudiaeth.

 

6. Beth yw pwrpas prosesu'ch atebion i'r grŵp ffocws?

 

Defnyddir y data at ddibenion ymchwil a gwerthuso yn unig. Dadansoddir y data i alluogi Cyngor Sir Ceredigion i ddeall effaith ac effeithiolrwydd y System Integreiddio Blynyddoedd Cynnar yn y Pathfinder Pilot. Bydd hyn yn helpu Cyngor Sir Ceredigion i benderfynu a oes angen gwneud unrhyw newidiadau i'r rhaglen a sefydlu a yw'r integreiddiad hwn yn fwy buddiol i blant a theuluoedd na'r dull llai cysylltiedig blaenorol. Ni fydd y data'n cael ei ddefnyddio at ddibenion masnachol neu farchnata ac ni chaiff ei ddefnyddio i wneud penderfyniadau amdanoch chi fel unigolyn.

 

7. Pwy sydd â mynediad at y data personol a gasglwyd trwy'r grŵp ffocws?

 

Bydd gan Wavehill gopi o'r data personol i'w ganiatáu i gyflawni'r grŵp ffocws a bydd yn dal enw, rôl swydd ac enw'r sefydliad yn ystod y cyfweliad hwn.

 

Bydd Wavehill yn gwneud cofnod ysgrifenedig o'r drafodaeth yn ystod y cyfweliad. Dadansoddir y nodiadau hyn gan ymchwilwyr yn Wavehill i gynhyrchu adroddiad ar gyfer Cyngor Sir Ceredigion. Ni fydd yr adroddiad hwn yn nodi unrhyw unigolion sy'n cymryd rhan yn yr ymchwil ac ni fydd y nodiadau'n cael eu rhannu â Chyngor Sir Ceredigion nac unrhyw un arall y tu allan i Wavehill. Bydd Wavehill yn dileu'r holl ddata personol cyn pen chwe mis ar ôl diwedd y prosiect. Ni fydd gan Gyngor Sir Ceredigion fynediad at ddata personol a gesglir trwy'r cyfweliadau.

  

 

 

 

 

Privacy Notice: Evaluation of Ceredigion Early Years Services Evaluation

 

How we hold and process your information

 

Wavehill have been appointed by Ceredigion County Council to undertake an evaluation of the Early Years Integration System in the Pathfinder Pilot Programme. The key task of the evaluation is to measure the value, impact and effectiveness of early years integration of multi-agency services.

 

We would like to speak to Ceredigion County Council service beneficiaries to capture views about how the projects have been managed and delivered. Ceredigion County Council have provided us with your name and contact details.

 

The data you provide will only be used for the purposes of this evaluation. Any personal information collected as part of the evaluation is kept confidential. Your answers to the interview will not be made public in a way that could lead to you being identified. Wavehill will produce a report based on the information but this will not identify any individuals.

 

It is also important to note that the team undertaking the evaluation do not work for Ceredigion County Council or any of the organisations that are involved in the delivery or funding of this project. This is an independent evaluation.

 

Wavehill will delete the information you provide and all personal data relating to this research within six months of the end of the evaluation.

 

If you have any queries regarding the evaluation, please feel free to contact either Dyfan Powel, who is leading the evaluation (dyfan.powel@wavehill.com) or Rhian Lewis, Early Years Integration Officer (Rhian.Lewis3@ceredigion.gov.uk | 01239 621 687).

 

You can also contact the data protection officer at Ceredigion County Council

The Data Protection Team, Ceredigion County Council Tel: 01970  633573 or email data.protection@ceredigion.gov.uk

 

You can also contact the data protection officer for the Welsh Government at DataProtectionOfficer@gov.wales.

 

Under the new data protection legislation, you have the right:

  • To access your personal data held by Ceredigion County Council.

  • To require Ceredigion County Council to correct any mistakes in that data.

  • To (in certain circumstances) object to or restrict processing.

  • For (in certain circumstances) your data to be ‘erased’.

 

Please contact Rhian Lewis if you wish to do any of these things in relation to this project. If you have any concerns about how your data has been handled, you can lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office who is Welsh Government’s independent regulator for data protection.  You can contact the Information Commissioner’s Office on 01625 545 745 or 0303 123 1113, via the website www.ico.gov.uk , or write to: Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

Further information

  1. Why is this research happening?

Wavehill has been commissioned by the Ceredigion County Council to undertake a research and evaluation study of their Early Years Integration System in the Pathfinder Pilot. Through the Early Years Integration System in the Pathfinder Pilot, Ceredigion County Council are running the project to pilot a more integrated form of early years support for both children and families across the county.

Ceredigion County Council are interested in the way that families have engaged with a range of organisations – Health, Local Authority and Voluntary including Family Centres and project staff as well as with the way they are being managed and delivered.

They want to see if this programme can deliver new insights into how early years services might be improved. Particularly to see if different ways of working involved in the integrated provision make beneficial difference to the early years support that families receive in Ceredigion.

  1. What type of information is collected through the Interviews and Focus Group?

 

This interviews and focus group focuses on views about how well multi agency services are integrated in Ceredigion and any problems / benefits from this integration or lack of integration. 

 

Your contact details are held by the delivery partners for the Early Years Integration System in the Pathfinder Pilot programme because of your involvement in the programme. You will have received an email from scheme managers asking whether you are happy to have your details passed on to Wavehill in order for them to contact you to arrange an interview. Your details will only be passed on to Wavehill where you have agreed to this and Wavehill will only use your personal data for the purposes of this research project.

 

There is no requirement to provide any additional personal data during interviews other than your image if you agree to a video recording of the interview. If you choose to provide any other personal data as part of the research we will try not to identify you from, or link your identity to, the responses you provide. If you raise a query or complaint and provide personal data requesting a response, the researcher will forward the request only to the relevant official and subsequently delete it from the research data.

 

Your participation is voluntary and if you do not wish to take part then please reply to the invitation email and you will no longer be contacted for this research. 

 

We wish to record interviews and focus groups for operational reasons – this will normally be a video recording or an audio recording if the interview is conducted over the phone. We will make this clear to you before the interview, and you will have the opportunity to tell us if you are not happy for the discussion to be recorded. If the interview is recorded, personal data will be removed during the process of transcribing. Recordings will be deleted as soon as this process is completed. If discussions are not recorded, personal data will not be included in written notes prepared following the focus group or interviews.

 

 

3. What is personal data?

Personal data means any information that could lead to a person being identified either alone or in combination with other widely-available information, e.g. their name, their address, or details specific to that person.

4. How long will personal data be kept for?

Wavehill will hold personal data during the contract period (end March 2021) but will delete it six months after the end of the contract.

5. What is the legal basis for collecting and processing the data collected through the focus group?

Welsh Government have requested that this evaluation be undertaken. Therefore the legal basis for the evaluation is on that of Public Task.  The Focus group and individual interview element of this work is on the Legal basis of consent which can be withdrawn at any time.

The evaluation of the Early Years Integration System in the Pathfinder Pilot enables Ceredigion County Council to understand whether their work to better integrate services is having an impact.. It is therefore used to support activities within Ceredigion Council’s public task. That is, the core role and functions of the Local Authority. It is therefore used to support activities within Ceredigion County Council’s Flying Start and Pathfinder Pilot Programmes. For example, the information collected might be used:

  • To decide whether changes need to be made to the integrated programme

  • To decide whether programmes like this integrated programme should continue in the future

  • To understand the best methods for creating new ways of working, new partnerships, and new models for early years support.

The evaluation is being carried out by Wavehill on behalf of Ceredigion County Council. Your individual participation in the research is voluntary. If you choose to withdraw your consent for taking part at any time, please contact Wavehill and your name and details will be removed from the study and from any data storage systems related to the study.

6. What is the purpose of processing your answers to the focus group?

The data is used for research and evaluation purposes only. The data will be analysed to enable Ceredigion County Council to understand the impact and effectiveness of the Early Years Integration System in the Pathfinder Pilot. This will help Ceredigion County Council decide whether any changes need to be made to the programme and to establish if this integration is more beneficial to children and families than the previous less connected approach. The data will not be used for commercial or marketing purposes and it will not be used to take make decisions about you as an individual.

7. Who has access to the personal data collected through the interviews focus group?

Wavehill will have a copy of the personal data to allow it to carry out the focus group and will capture name, job role and organisation name during this interview.

Wavehill will make a written record of the discussion during the interview. These notes will be analysed by researchers at Wavehill to produce a report for Ceredigion County Council.

 

This report will not identify any individuals participating in the research and the notes will not be shared with Ceredigion County Council or anyone else outside of Wavehill. Wavehill will delete all personal data within six months of the end of the project. Ceredigion County Council will not have access to personal data collected through the interviews.

  

 

 

 

 

MRS Company Partner

© Wavehill Ltd.

Registered Office: 21 Alban Square, Aberaeron, Ceredigion. SA46 0DB