Panel Pen y Cymoedd

Sut rydyn ni'n dal ac yn prosesu'ch gwybodaeth

Mae Cronfa Gymunedol Fferm Wynt Pen y Cymoedd (PyC CIC) wedi comisiynu Wavehill i fonitro a gwerthuso effaith a chanlyniadau buddsoddiadau'r Gronfa Gymunedol, darpariaeth o'r Weledigaeth Gymunedol a nodir ym Mhrosbectws y Gronfa ac arfer gwaith ac effeithiolrwydd y CBC ei hun i gefnogi'r rhain.

 

Fel rhan o hyn, rydym yn sefydlu Panel i gasglu barn y gymuned. Mae cymryd rhan yn y Panel yn wirfoddol, ond fel diolch, bydd eich cartref yn derbyn taleb stryd fawr werth £10 bob tro y bydd aelod o'ch cartref yn cwblhau holiadur fel rhan o'r Panel a fydd yn cael ei weinyddu gan Wavehill. Yn dibynnu ar y pynciau sy'n cael eu trafod, efallai y gofynnir i chi lenwi hyd at 3 holiadur y flwyddyn a ddosberthir gan Wavehill ond bydd hyn yn amrywio ac efallai na fyddwch yn derbyn unrhyw holiadur mewn blwyddyn benodol. Dim ond os ydynt wedi cwblhau'r holiadur yn llawn gyda gwybodaeth gyfreithlon y bydd cyfranogwyr yn gymwys i dderbyn eu taleb.

Byddwn yn gofyn am eich enw, cod post a'ch cyfeiriad e-bost fel y gallwn gysylltu â chi, ynghyd â chwestiynau eraill ar bynciau fel oedran, rhyw, eich cartref, a statws gwaith.

Dim ond gyda'ch caniatâd penodol y byddwn yn defnyddio'ch manylion cyswllt a dim ond at y diben(ion) a nodwyd.

Mae unrhyw wybodaeth bersonol a gesglir fel rhan o'r gwerthusiad yn cael ei chadw'n gyfrinachol. Ni fydd eich atebion i'r arolwg yn cael eu cyhoeddi mewn ffordd a allai arwain atoch chi. Bydd Wavehill yn cynhyrchu adroddiad yn seiliedig ar y data ond ni fydd hyn yn nodi unrhyw unigolion.

  • ​Ar ôl i chi gydsynio i fod ar ein cronfa ddata byddwn yn cadw'ch manylion cyswllt am hyd at 3 blynedd o ddyddiad y caniatâd oni bai eich bod yn penderfynu tynnu'ch caniatâd yn ôl.

  • Os cytunwch eich bod yn hapus i gysylltu â chi ymhellach ar ôl llenwi arolwg, byddwn yn cadw'ch manylion cyswllt am hyd at 3 blynedd o'r dyddiad hwn.

  •  Os ydych wedi cydsynio i ni gadw'ch data am y 3 blynedd lawn, ychydig cyn i'r cyfnod hwn ddod i ben byddwn yn cysylltu â chi i ofyn a ydych yn hapus inni gadw'ch data am 3 blynedd arall. Os na allwn gysylltu â chi ar yr adeg hon yna byddwn yn dileu eich data o'n systemau.

  • Er mwyn nodi nodweddion cymunedol, byddwn yn cadw gafael ar eich Gwybodaeth Cydraddoldeb (gan gynnwys oedran, rhyw, rhyw ac ati) ochr yn ochr â'ch manylion cyswllt am yr un faint o amser.

  • Bydd unrhyw ddata a ddarperir gennych fel rhan o'n harolygon yn cael ei gadw am chwe mis ac yna'n ddienw.

 

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am yr astudiaeth, cysylltwch â Endaf Griffiths endaf.griffiths@wavehill.com 

 

Gallwch hefyd siarad â Barbara Anglezarke efo'r Gronfa Gymunedol – 01685 878785 / barbara@penycymoeddcic.cymru neu cysylltwch efo'r swyddog diogelu data efo Llywodraeth Cymru ar DataProtectionOfficer@gov.wales.

 

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych yr hawl i: 

  • gael mynediad i'ch data personol a gedwir gan Wavehill

  • Ei gwneud yn ofynnol i Wavehill gywiro unrhyw gamgymeriadau yn y data hwnnw.

  • mewn rhai amgylchiadau) Gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu.

  • (mewn rhai amgylchiadau) cael eich data eu ‘ddileu’

 

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut mae eich data wedi cael ei drin, gallwch gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 01625 545 745 neu 0303 123 1113, neu drwy’r wefan www.ico.gov.uk  neu ysgrifennwch i: Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

 

 

Gwybodaeth Bellach

1. Beth yw data personnol?

Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth a allai arwain at adnabod person, nail ai ar ei phen ei hun neu ar y cyd a gwybodaeth arall sydd ar gael yn eang, e.e. enw person, ei gyfeiriad, neu fanylion sy’n benodol am y person hwnnw.

 

Byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol fel eich enw a'ch manylion cyswllt fel rhan o'r arolwg hwn.

2. Am ba hyd y cedwir data personol?

Bydd Wavehill yn cadw'ch data personol yn ystod cyfnod y contract ac rydyn yn rhagweld y bydd hyn yn para tan 2024. Fodd bynnag, bydd caniatâd i gadw'ch manylion cyswllt yn cael ei adolygu gyda chi bob 3 blynedd (oni bai eich bod wedi nodi fel arall) a bydd eich ymatebion i'r arolwg yn cael ei wneud yn ddienw o fewn 6 mis o'ch ymateb. Bydd Wavehill yn dileu pob cofnod o’u systemau 6 mis ar ôl i’r contract ddod i ben.

 

Bydd Wavehill yn darparu fersiwn anhysbys o'r set ddata i Pen y Cymoedd CIC. Mae hyn yn golygu na fydd y set ddata yn cynnwys gwybodaeth a allai eich adnabod chi. Yn benodol, bydd eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt eraill yn cael eu dileu o'r set ddata hon.

 

3. Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer casglu a phrosesu data a gasglwyd yn yr arolwg?

Bydd y panel hwn yn caniatáu i Ben Y Cymoedd ddeall barn pobl leol am yr hyn sydd wedi newid yn yr ardal leol ers cyflwyno'r gronfa ac i gasglu barn ar y blaenoriaethau parhaus ar gyfer y cronfeydd. Fel rhan o'r arolwg gofynnwn am eich caniatâd clir i brosesu'ch data at ddibenion yr ymchwil Panel hon yn unig.

 

Mae'r gwerthusiad yn cael ei gynnal gan Wavehill ar ran Pen Y Cymoedd CIC. Mae eich cyfranogiad unigol yn yr ymchwil yn wirfoddol.

 

4. Beth yw pwrpas prosesu eich atebion i’r cyfweliad?

 

Defnyddir y data at ddibenion ymchwil a gwerthuso yn unig am y rhesymau a nodir uchod. Dadansoddir y data i alluogi Pen Y Cymoedd CIC deall effaith ac effeithiolrwydd y cronfeydd a ddarparwyd a phenderfynu a oes angen gwneud unrhyw newidiadau i gefnogi cymunedau ymhellach. Ni fydd y data'n cael ei ddefnyddio at ddibenion masnachol neu farchnata ac ni chaiff ei ddefnyddio i wneud penderfyniadau amdanoch chi fel unigolyn.

5. Pwy sydd â mynediad at y data personol drwy’r arolwg?

Bydd gan Wavehill gopi o'r data personol i'w alluogi i gynnal yr arolwg ac i baratoi'r set ddata terfynol. Bydd Wavehill yn cadw'ch data personol yn ystod cyfnod y contract a rhagwelir bydd hyn yn para hyd 2024. Fodd bynnag, bydd caniatâd i gadw'ch manylion cyswllt yn cael ei adolygu gyda chi bob 3 blynedd (oni bai eich bod wedi nodi fel arall) a bydd eich ymatebion i'r arolwg yn ddienw o fewn 6 mis i'ch ymateb. Bydd Wavehill yn dileu pob cofnod o’u systemau 6 mis ar ôl i ddiwedd y contract ddod i ben.

Pe bai Pen Y Cymoedd CIC yn penderfynu cynnal y Panel hwn yn annibynnol ar Wavehill byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am eich caniatâd i drosglwyddo'r wybodaeth bersonol hon iddynt.

Pen Y Cymoedd Panel

How we hold and process your information

Pen y Cymoedd Wind Farm Community Fund CIC (PyC CIC) has commissioned Wavehill to monitor and evaluate the impact and outcomes of Community Fund investments, delivery of the Community Vision set out in the Fund Prospectus and the CIC’s own working practice and effectiveness in support of these.

 

As part of this, we are establishing a Panel to collect the views of the community. Participation in the Panel is voluntary, however as a thank you, your household will receive a £10 high street voucher every time a member of your household completes a survey as part of the Panel which will be administered by Wavehill. Depending on the topics under discussion, you may be asked to fill out up to 3 surveys a year distributed by Wavehill however this will vary and you may receive no surveys in a given year. Participants will only be eligible to receive their voucher if they have completed the survey fully with legitimate information.

 

We will ask for your name, postcode and email address so that we can contact you, along with other questions on topics such as age, gender, your household, and employment status.


We will only use your contact details with your express consent and only for the purpose(s) specified. 

 

Any personal information collected as part of the evaluation is kept confidential. Your answers to the survey will not be made public in a way that could lead to you. Wavehill will produce a report based on the data but this will not identify any individuals.

  • Once you have consented to be on our database we will hold your contact details for up to 3 years from the date of consent unless you decide to withdraw your consent.

  • If you agree that you are happy to be contacted further after filling out a survey we will hold your contact details for up to 3 years from this date.

  • If you have consented to us retaining your data for the full 3 years, just before this time period is up we will contact you to ask if you are happy for us to retain your data for a further 3 years. If we cannot contact you at this time then we will delete your data from our systems.

  • In order to identify community characteristics, we will keep hold of your Equalities Information (including age, gender, sex etc.) alongside your contact details for the same amount of time.

  • Any data that you provide as part of our surveys will be kept for six months and then anonymised.

 

If you would like further information on the study, please contact Endaf Griffiths at endaf.griffiths@wavehill.com 

 

You can also talk to Barbara Anglezarke at the Community Fund – 01685 878785 / barbara@penycymoeddcic.cymru or contact the data protection officer for the Welsh Government at DataProtectionOfficer@gov.wales.

 

Under data protection legislation, you have the right:

 

  • To access your personal data held by Wavehill

  • To require Wavehill  to correct any mistakes in that data.

  • To (in certain circumstances) object to or restrict processing.

  • For (in certain circumstances) your data to be ‘erased’.

 

If you have any concerns about how your data has been handled, you can lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office independent regulator for data protection.  You can contact the Information Commissioner’s Office on 01625 545 745 or 0303 123 1113, via the website www.ico.gov.uk  or write to: Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

 

 

Further information

1. What is personal data?

Personal data means any information that could lead to a person being identified either alone or in combination with other widely available information, e.g. their name, their address, or details specific to that person.

We will collect personal information such as your name and contact details as part of this survey.

 

2. How long will personal data be kept for?

 

Wavehill will hold your personal data during the contract period anticipated to last until 2024. However, permission to retain your contact details will be reviewed with you on a 3-year basis (unless you have specified otherwise) and your survey responses will be anonymised within 6 months of your response. Wavehill will delete all records from their systems 6 months after the contract has ended.

 

Wavehill will provide Pen y Cymoedd CIC with an anonymised version of the dataset. This means the dataset will not include information that could identify you. In particular, your name, address and other contact details will be deleted from this dataset.

 

3. What is the legal basis for collecting and processing the data collected through the survey?

This panel will allow Pen Y Cymoedd to understand the views of local people about what has changed in the local area since the fund was introduced and to collect opinions on the on-going priorities for the funds.  As part of the survey we ask for your clear consent to process your data solely for the purposes of this Panel research.

 

The evaluation is being carried out by Wavehill on behalf of Pen Y Cymoedd CIC. Your individual participation in the research is voluntary.

 

4. What is the purpose of processing your answers to the survey?

The data is used for research and evaluation purposes only for the reasons set out above. The data will be analysed to enable Pen Y Cymoedd CIC to understand the impact and effectiveness of the funds that have been provided and decide whether any changes need to be made to further support communities. The data will not be used for commercial or marketing purposes and it will not be used to take make decisions about you as an individual.

5. Who has access to the personal data collected through the survey?

Wavehill will have a copy of the personal data to allow it to carry out the survey and to prepare the final dataset. Wavehill will hold your personal data during the contract period which is anticipated to last until 2024. However, permission to retain your contact details will be reviewed with you on a 3-year basis (unless you have specified otherwise) and your survey responses will be anonymised within 6 months of your response. Wavehill will delete all records from their systems 6 months after the end of the contract has ended.

 

Should Pen Y Cymoedd CIC decide to maintain this Panel independently of Wavehill we will contact you to ask for your consent to transfer this personal information to them.

 

MRS Company Partner

© Wavehill Ltd.

Registered Office: 21 Alban Square, Aberaeron, Ceredigion. SA46 0DB