Adolygiad Digidol o Sefydliadau Diwylliannol – Hysbysiad Preifatrwydd

Mae Llywodraeth Cymru wedi comisiynu Wavehill i gynnal adolygiad digidol o sefydliadau diwylliannol. Nod yr adolygiad hwn yw deall y gweithgarwch digidol, y sgiliau, a’r capasiti ar draws sefydliadau diwylliannol.

Fel rhan o’r adolygiad hwn, bydd Wavehill yn casglu gwybodaeth drwy arolygon. Bydd y cyntaf yn casglu gwybodaeth am Weithrediadau Digidol a’r ail am Ymgysylltu â Chynulleidfaoedd. Efallai y gofynnir i chi gwblhau dim ond un o’r rhain, yn dibynnu ar eich rôl yn eich sefydliad.

Llywodraeth Cymru yw’r rheolwr data ar gyfer yr ymchwil hon. Fodd bynnag, bydd Wavehill yn dileu unrhyw ddata personol a ddarperir drwy’r arolwg.

Bydd y wybodaeth a gesglir yn ystod y prosiect yn cael ei chynnwys mewn adroddiad a gyhoeddir ar wefan Llywodraeth Cymru ac efallai hefyd mewn cyhoeddiadau eraill gan Wavehill a Llywodraeth Cymru.

Mae Wavehill hefyd yn cynnal prosiect ar wahân ar weithlu’r sector diwylliannol yng Nghymru ar ran Llywodraeth Cymru. Lle bo’n briodol, gall gwybodaeth ddienw o’r arolwg hwn gael ei rhannu gyda’r prosiect hwnnw i lywio ei fewnwelediadau neu ei ddadansoddiad. Ni fydd unrhyw wybodaeth a allai eich adnabod yn cael ei rhannu. Os nad ydych am i wybodaeth ddienw o’r arolwg gael ei rhannu yn y modd hwn, gallwch optio allan drwy ddewis yr opsiwn optio allan ar ddechrau’r arolwg.

Mae eich cyfranogiad yn yr ymchwil hon yn gwbl wirfoddol. Fodd bynnag, mae eich barn a’ch profiadau yn bwysig er mwyn helpu i lywio polisïau Llywodraeth Cymru.

Y cyswllt ar gyfer yr ymchwil hon yn Wavehill yw Michael Pang

Cyfeiriad e-bost: surveys@wavehill.com

Rhif ffôn: 0330 1228658

HYSBYSIAD PREIFATRWYDD

Pa ddata personol rydym yn ei gadw ac o ble rydym yn cael y wybodaeth hon?

Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) fel “unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson adnabyddadwy y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol drwy gyfeirio at adnabyddwr”.

Mae eich sefydliad wedi’i adnabod gan Wavehill a Llywodraeth Cymru fel un sydd yn gallu darparu mewnwelediad gwerthfawr i dirwedd y sector. Efallai bod eich manylion cyswllt wedi’u nodi drwy Lywodraeth Cymru, cyrff sector, rhywun yn eich sefydliad, neu drwy wybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus ar-lein.

Nid yw’r ymchwil hon yn gofyn am gasglu data personol ychwanegol gennych. Mae’r arolwg hwn yn canolbwyntio’n bennaf ar sefydliadau. Fodd bynnag, gall ychydig o ddata personol gael ei gasglu’n achlysurol, lle bo angen i roi cyd-destun i ymatebion sefydliadol, er enghraifft:

• enw eich sefydliad;

• eich rôl broffesiynol (lle bo’n berthnasol i ddehongli ymatebion).

  
  

Mae eich cyfranogiad yn wirfoddol ac os nad ydych yn dymuno cymryd rhan neu dderbyn atgofion, atebwch yr e-bost gwahoddiad a bydd eich manylion yn cael eu dileu. Bydd Wavehill ond yn defnyddio’r cyfeiriad e-bost a’r rhif ffôn at ddibenion yr adolygiad hwn.

Os byddwch yn dewis darparu data personol ychwanegol fel rhan o’r ymchwil, byddwn yn ceisio peidio â’ch adnabod nac yn cysylltu eich hunaniaeth â’r ymatebion a ddarparwch.

Os byddwch yn codi ymholiad neu gwyn ac yn darparu data personol gan ofyn am ymateb, bydd yr ymchwilydd yn anfon y cais at y swyddog perthnasol yn unig ac wedyn yn ei ddileu o’r data ymchwil.

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio eich data?

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth yn yr ymarfer casglu data hwn yw ein tasg gyhoeddus; hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â phrif rôl a swyddogaethau Llywodraeth Cymru.

Mae cyfranogiad yn gwbl wirfoddol. Mae astudiaethau ymchwil fel hyn yn bwysig i Lywodraeth Cymru gasglu gwybodaeth a thystiolaeth ymarferol am ei gallu i gyflawni blaenoriaethau’r llywodraeth. Er enghraifft, gall y wybodaeth a gesglir gael ei defnyddio i:

• adeiladu sylfaen dystiolaeth ar weithgarwch ymgysylltu digidol â chynulleidfaoedd, cyrhaeddiad, hygyrchedd, sgiliau a heriau ar draws y sector diwylliannol;

• sefydlu dealltwriaeth sylfaenol o gapasiti gweithredol digidol ar draws y sector diwylliannol;

• nodi patrymau, amrywiad, a heriau cyffredin ar draws mathau o sefydliadau a daearyddiaethau;

• llywio polisi, strategaeth a phenderfyniadau buddsoddi Llywodraeth Cymru yn y dyfodol.

Pa mor ddiogel yw eich data personol?

Mae gwybodaeth bersonol a ddarperir i Wavehill bob amser yn cael ei storio ar weinydd diogel. Dim ond nifer gyfyngedig o ymchwilwyr sy’n gweithio ar y prosiect hwn sydd â mynediad at y data. Bydd Wavehill ond yn defnyddio’r data hwn at ddibenion ymchwil. Mae gan Wavehill ardystiad Cyber Essentials.

Wrth gynnal arolygon, mae Wavehill yn defnyddio rhaglen meddalwedd arolwg o’r enw SurveySparrow. Rydym wedi sicrhau bod SurveySparrow yn cydymffurfio â GDPR y DU ac yn bodloni ein disgwyliadau o ran diogelwch unrhyw ddata a gesglir drwy’r feddalwedd.

Gall Wavehill ddefnyddio offer trydydd parti diogel, gan gynnwys offer deallusrwydd artiffisial (megis y rhai o fewn ein hamgylchedd Microsoft 365, e.e. Microsoft Copilot), i gefnogi codio a dadansoddi data dienw yn unig. Mae’r offer hyn yn gweithredu o fewn amgylcheddau diogel cymeradwy gyda mesurau technegol a threfniadol priodol ar waith i ddiogelu data. Bydd unrhyw ddefnydd o’r fath yn unol â Pholisi Deallusrwydd Artiffisial Wavehill a’i weithdrefnau diogelu data a diogelwch gwybodaeth. Ni fydd data’r prosiect yn cael ei ddefnyddio i hyfforddi na gwella modelau AI. Caiff AI ei ddefnyddio i ychwanegu at farn ymchwilwyr, nid i’w disodli, a chaiff pob allbwn ei adolygu a’i wirio gan y tîm ymchwil.

Mae gan Wavehill weithdrefnau i ymdrin ag unrhyw achosion o dor diogelwch data amheuol. Os bydd achos o’r fath, bydd Wavehill yn rhoi gwybod i Lywodraeth Cymru a fydd yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol lle bo angen yn gyfreithiol.

Bydd Wavehill yn defnyddio’r wybodaeth a gesglir i gynhyrchu adroddiad a gyhoeddir ar wefan Llywodraeth Cymru. Ni fydd yr adroddiad hwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth a allai gael ei defnyddio i adnabod cyfranogwyr unigol.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich data personol?

Bydd Wavehill yn cadw data personol yn ystod cyfnod y contract, a bydd unrhyw ddata personol nad yw eisoes wedi’i ddileu yn cael ei ddileu gan Wavehill o fewn chwe mis i ddiwedd y contract. Mae hyn yn cynnwys eich manylion cyswllt.

Eich Hawliau  

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a ddarperwch fel rhan o’r adolygiad hwn. Yn benodol, mae gennych hawl:

• i gael mynediad at gopi o’ch data eich hun;

• i ni gywiro unrhyw anghywirdebau yn y data hwnnw;

• i wrthwynebu neu gyfyngu prosesu (mewn rhai amgylchiadau);

• i’ch data gael ei “ddileu” (mewn rhai amgylchiadau); ac

• i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

  
  

Manylion cyswllt y Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw:Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113.

Gwefan: www.ico.org.uk

Gwybodaeth bellach

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach ynghylch sut y bydd y data a ddarperir fel rhan o’r astudiaeth hon yn cael ei ddefnyddio gan Lywodraeth Cymru neu os ydych am arfer eich hawliau o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:

Enw: Catrin Hughes

Cyfeiriad e-bost: Catrin.hughes@gov.wales

Rhif ffôn: 03000625758

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:

Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ, E-bost: DataProtectionOfficer@gov.cymru.

Int. Ref. 920-25