Hysbysiad Preifatrwydd Adborth Cleientiaid

Mae Wavehill Ltd wedi ymrwymo i ddiogelu eich data personol a bod yn dryloyw ynghylch sut rydym yn ei ddefnyddio. Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio pa wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu drwy'r ffurflen hon, pam rydyn ni'n ei chasglu, sut rydyn ni'n ei defnyddio, a'ch hawliau o dan gyfraith diogelu data'r DU (GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018).

1. Pwy ydym ni

Wavehill Ltd yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a gesglir drwy'r ffurflen hon.

Os oes gennych gwestiynau ynghylch sut caiff eich data ei ddefnyddio, cysylltwch â ni:

E-bost: louise.petrie@wavehill.com 

2. Pa ddata rydyn ni'n ei gasglu

Mae'r ffurflenni adborth cleientiaid yn gofyn am enw'r sefydliad, enw'r person sy'n cwblhau'r arolwg, enw'r prosiect ac yna cyfres o gwestiynau yn gofyn am safon y gwaith a wnaed gan Wavehill.

Mae’r cwestiynau’n cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Pa mor debygol ydych chi o argymell Wavehill i ffrind neu gydweithiwr?  Lle mae 0 yn golygu ddim yn debygol o gwbl ac mae 10 yn golygu yn hynod debygol

• Beth, os rhywbeth, sydd wedi bod / ydych chi'n rhagweld fydd effaith yr ymchwil gwerthuso a gynhaliwyd gan Wavehill?

• A fyddech chi'n caniatáu i ni gynnwys eich ymateb i'r cwestiwn uchod fel tysteb i helpu eraill i ddeall effaith ein gwasanaethau?

• Ar adegau, mae darpar gleientiaid yn gofyn i ni am geirda. Ydych chi'n hapus i ni gadw eich manylion cyswllt [enw ac e-bost cyswllt/ffôn] a chyflenwi'r rhain i ddarpar gleientiaid er mwyn iddynt gysylltu â chi'n uniongyrchol at y diben hwn?

• Weithiau rydym yn cynnal ymchwil gyda chleientiaid blaenorol i ddeall effaith ein gwaith. Gall hyn gynnwys sut mae ein hymchwil wedi'i ddefnyddio, ac unrhyw ganlyniadau y gallai fod wedi arwain atynt. Efallai yr hoffwn gysylltu â chi drwy e-bost neu ffôn, unwaith o fewn 6 i 12 mis i'r prosiect gael ei gwblhau, a ydych chi'n hapus i ni gadw eich manylion cyswllt ar ffeil at y diben hwn?

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata categori arbennig (sensitif) drwy'r ffurflen hon.

3. Pam rydym yn casglu eich data a'n sail gyfreithiol

Pwrpas	Data a Ddefnyddir	Sail Gyfreithiol
Deall boddhad cleientiaid a gwella ein gwasanaethau	Ymatebion adborth, enw'r sefydliad, enw'r prosiect	Buddiannau cyfreithlon (er mwyn gwerthuso a gwella ein gwaith)
I gynnwys eich ymateb fel tysteb	Adborth + eich enw/sefydliad (os rhoddir a chaniatâd)	Caniatâd
Darparu eich manylion cyswllt i ddarpar gleientiaid fel cyfeirnod	Enw + cyswllt e-bost/ffôn	Caniatâd

Pan fyddwn yn dibynnu ar eich caniatâd, gallwch ei dynnu'n ôl ar unrhyw adeg trwy gysylltu â ni.

4. Sut rydym yn defnyddio'ch data

Rydym yn dadansoddi adborth a mewnwelediadau ar lefel prosiect i'n helpu i adolygu a gwella ein gwasanaethau. Os ydych chi'n cydsynio, efallai y byddwn yn cyhoeddi eich tysteb (gan gynnwys enw'ch sefydliad, oni bai bod yn well gennych iddo fod yn ddienw). Os ydych chi'n cytuno i weithredu fel cyfeirnod, efallai y byddwn yn rhannu eich enw a'ch manylion cyswllt gyda darpar gleientiaid. Os ydych chi'n cydsynio i gyswllt dilynol, efallai y byddwn yn cysylltu â chi unwaith o fewn 6–12 mis o gwblhau'r prosiect i ddeall effaith tymor hwy.

Ni fyddwn yn defnyddio eich data personol at unrhyw ddiben arall nad yw’n gysylltiedig.

5. Gyda phwy rydyn ni'n rhannu eich data

Cedwir eich data adnabyddadwy o fewn Wavehill, oni bai:

• Rydych wedi cydsynio i weithredu fel cyfeirnod, ac yn yr achos hwnnw efallai y byddwn yn rhannu eich enw a'ch e-bost / ffôn cyswllt gyda darpar gleientiaid.

• Nid ydym yn gwerthu nac yn rhannu eich data ar gyfer marchnata.

• Mae'r data a gesglir yn cael ei storio'n ddiogel ar ein Google Drive a'n system CRM fewnol [rheoli perthynas â chwsmeriaid] lle gallwn gael mynediad a gweithredu unrhyw ddibenion y cytunwyd arnynt h.y. defnyddio ar gyfer geirdaon ac ati.  

  
  

6. Cadw Data

Math Data	Cyfnod Cadw
Ymatebion adborth	Hyd at 5 mlynedd
Tystebau (os rhoddir caniatâd)	Hyd nes na chaiff ei ddefnyddio mwyach neu ganiatâd wedi'i dynnu'n ôl
Manylion cyswllt cyfeirnod	Hyd at 5 mlynedd neu hyd nes y tynnir y cydsyniad yn ôl
Manylion cyswllt ymchwil dilynol	Hyd at 12 mis ar ôl cwblhau'r prosiect

Mae'r holl ddata personol yn cael ei ddileu'n ddiogel pan nad oes ei angen mwyach.

6.2 Cyfiawnhad dros gadw 5 mlynedd

Mae gwaith gwerthuso Wavehill yn aml yn cynnwys cylchoedd effaith hirdymor, lle gall canlyniadau ddod i’r amlwg sawl blwyddyn ar ôl cwblhau prosiect. Nid yw GDPR y DU yn gosod terfynau cadw sefydlog ond yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau gyfiawnhau eu cyfnodau dewisol yn seiliedig ar bwrpas, ac mae'r ICO yn cadarnhau bod rhaid asesu a dogfennu cadw yn hytrach na dilyn amserlenni cyffredinol. [gov.uk]

• Mae cadw adborth cleientiaid am bum mlynedd yn caniatáu i Wavehill i:

• Asesu effaith gwerthuso hirdymor, a all esblygu dros sawl blwyddyn

• Cynnal parhad tystiolaeth ar gyfer cylchoedd comisiynu ailadroddus, cynigion a thendrau

• Cefnogi anghenion gweithredol lle mae cleientiaid yn ail-ymgysylltu â Wavehill ar gyfer gwaith ychwanegol

• Cwrdd â gofyniad GDPR i osod cyfnodau cadw cyfiawn ac yn seiliedig ar y dibenion fel y'u hatgyfnerthu gan ganllawiau diogelu data sy'n nodi bod yn rhaid i sefydliadau bennu hyd cadw yn seiliedig ar eu hanghenion busnes penodol. [sprintlaw.co.uk]

• Mae'r cyfnod hwn yn cynrychioli cydbwysedd cymesur rhwng anghenion gweithredol Wavehill a hawliau diogelu data unigolion, gan alinio â chanllawiau arfer da y dylid cyfiawnhau cyfnodau cadw yn erbyn y diben a'u hadolygu'n rheolaidd. [gdprlocal.com]

• Ar ddiwedd 5 mlynedd, bydd yr holl ddata personol yn cael ei ddileu'n ddiogel neu ei ddienw oni bai bod angen cadw parhaus yn gyfreithiol neu bod caniatâd yn cael ei adnewyddu.

7.      Eich hawliau

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych yr hawl:

• I gael mynediad at eich data personol a gedwir gan Wavehill.

• I fynnu bod Wavehill yn cywiro unrhyw gamgymeriadau yn y data hwnnw.

• I dynnu'r caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg

• I wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn rhai amgylchiadau)

• I fynnu (mewn rhai amgylchiadau) fod eich data yn cael ei ddileu.

Cysylltwch â Louise Petrie os hoffech wneud unrhyw un o'r pethau hyn.

Os oes gennych unrhyw bryderon ynglŷn â sut mae eich data wedi'i drin, gallwch gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.  Gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar 01625 545 745 neu 0303 123 1113, drwy'r wefan www.ico.org.uk neu ysgrifennu at: Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, cysylltwch â Louise Petrie drwy e-bost louise.petrie@wavehill.com.